Pracuj mądrzej, nie ciężej: 4 hacki produktywności, bez których nie mogę żyć

W życiu jestem dobra w wielu rzeczach, takich jak robienie średniej wersji makaronu z wódką Gigi Hadid, znajomość każdego słowa z najnowszego albumu Taylor Swift, mieszczenie 15 bułek do pizzy na jednym posiedzeniu i bycie samoświadomą (żeby wymienić tylko kilka). Ale jeśli jest jedna rzecz, która nigdy nie była moją mocną stroną, to jest to utrzymanie się na torze. Ze względu na tę pokorną prawdę oraz fakt, że jestem osobą na “tak”, która ma zbyt wiele rzeczy na głowie – mam cały arsenał porad dotyczących produktywności, które pomagają mi się skupić każdego dnia pracy.

Wśród brzęczących powiadomień, nieregularnie umiejscowionych spotkań i dźwięku piosenki przewodniej 1-800-EMPIRE grającej w mojej głowie przez cały czas, wypróbowałam wiele systemów w ciągu ostatnich kilku lat, starając się zrobić wszystko. Oto cztery hacki produktywności, na których opieram się każdego dnia, aby utrzymać mnie od absolutnej utraty moich marmurów:

1. Zarządzanie moją listą zadań za pomocą Evernote

Lubię kategoryzować moje życie na dwie epoki: B.E. (przed Evernote) i A.E. (po Evernote). Po raz pierwszy pobrałem Evernote na początku tego roku, ponieważ byłem zdesperowany, aby znaleźć system, który pomoże mi pozostać na zadaniach we wszystkich obszarach mojego życia. W tym czasie miałem trzy prace: pielęgniarka na oddziale ratunkowym, Branded Content Editor tutaj w The Everygirl i twórca treści z listy Z na TikTok, co zajmowało więcej czasu, niż chciałbym przyznać. Zmagałem się z dotrzymywaniem terminów i posiadaniem jakiegokolwiek rodzaju uchwycenia mojego życia.

Słyszałem o Evernote w kontekście robienia notatek, ale kiedy odkryłem wszystko, co Evernote faktycznie ma do zaoferowania, zostałem sprzedany. Teraz używam Evernote do przechowywania wszystkich rzeczy, które muszę zapamiętać. To pozwala mi zająć się każdym projektem z moich notatek, zadań i harmonogramu wszystko w jednym miejscu. To lista rzeczy do zrobienia moich marzeń. Dzięki Evernote, przypisuję zadania wewnątrz moich notatek z terminami płatności, flagami i przypomnieniami, więc nic nie spada przez pęknięcia. Kiedy pracuję, używam wersji desktopowej, aby płynnie zintegrować ją z moim dniem pracy. Kiedy jestem poza domem, korzystam z wersji mobilnej, dzięki czemu zawsze trzymam rękę na pulsie swoich zobowiązań. Jeśli szukasz systemu zarządzania, który pomoże Ci nadać sens Twojemu harmonogramowi, nie szukaj dalej. Evernote ma twoje plecy.

Evernote Corporation

Evernote – Organizator notatek

Niezależnie od tego, czy chcesz się zorganizować, utrzymać swoje życie osobiste na właściwym torze, czy zwiększyć wydajność w miejscu pracy, Evernote ma plan dla Ciebie! Kliknij, aby zapisać się już dziś!

2. Wejście w tryb Focus na moim iPhonie

Zazwyczaj nie jestem wielkim fanem aktualizacji iPhone’a, głównie dlatego, że nie mogę nadążyć za ich częstotliwością i dlatego, że jestem twórcą przyzwyczajenia. Ale, nigdy nie umieścić mój stopa w ustach tak szybko, jak ja, kiedy iOS 15 wprowadził tryb Focus. Przed tym, nigdy nie wskoczył na pociąg Do Not Disturb, ponieważ byłem związany z moich powiadomień. Czułem, że jeśli przegapię jedno, mój świat się zawali.

Teraz używam Fokusa, aby ustawić różne uprawnienia dla aplikacji, kontaktów i nie tylko. Mam oddzielne zadania, kiedy jestem w pracy, kiedy ćwiczę i kiedy chcę się wyciszyć w domu. W ten sposób mogę kontrolować, kto i kiedy ma do mnie dostęp. Mogę się zorganizować

nimize ciągłych powiadomień, które kradną moją uwagę, pozwalając mi wejść w bardziej produktywny przepływ w godzinach pracy.

3. Wykorzystaj regułę produktywności 3-2-1

O regule produktywności 3-2-1 dowiedziałam się, gdy dowiedziałam się o większości rzeczy w życiu. TikTok, uwielbiam twoją pracę. Kiedy natknęła się na moją stronę For You Page, mniej więcej straciłam głowę. To jest tak proste i naprawdę zmienił grę dla mnie. Zasadniczo zasada produktywności 3-2-1 to metoda ustalania priorytetów, która pomaga wnieść jasność i wskazówki do twojego dnia.

Najpierw zaczynam od trzech najważniejszych rzeczy, które muszę osiągnąć w ciągu danego dnia. Dla mnie dzisiaj jest to pisanie tego projektu, przygotowanie i rozmowa z potencjalnym kandydatem oraz zaplanowanie nowej kampanii. Na podstawie moich spotkań i planu dnia ustalam priorytety, które z nich są najpilniejsze do wykonania. Następnie określam, które zadanie musi być wykonane w drugiej kolejności, a które w trzeciej. Następnie zapisuję dwa dodatkowe zadania – zazwyczaj o niższym priorytecie i mniejszym obciążeniu – które chciałbym wykonać, jeśli będę miał czas. Po tym zapisuję jedno zadanie, które ma być dla mnie nagrodą lub które pomoże mi się zrelaksować pod koniec dnia. Zapisanie tego na papierze, zanim przystąpię do realizacji zadań, pomaga mi utrzymać mój harmonogram w realistycznym stanie. Pomaga mi to dostrzec duży obraz, a nie utknąć w martwym punkcie przez te dodatkowe zadania, które są mniej pilne.

Źródło: Social Squares

4. Monotask zgodnie z moim poziomem energii

Uzyskanie widoku z lotu ptaka na mój harmonogram, kontrolowanie moich powiadomień i podejście do mojego dnia pracy z planem w końcu sprawiło, że monotasking stał się dla mnie wykonalny. Kiedyś byłem największym przestępcą task-switching wszech czasów, co spalało mnóstwo energii i sprawiało, że wprowadzenie workflow było prawie niemożliwe.

Kolejna rzecz dotycząca mnie? Nie jestem osobą poranną. Pomimo przespanych nocy i wielu filiżanek kawy, jestem dość ospały aż do późnego popołudnia, kiedy to w końcu zaczynam działać i wchodzę w najbardziej produktywne godziny. Dla mnie oznacza to, że moje spotkania odbywają się rano. (Najważniejsze zadania planuję między 14:00 a 16:30, a ostatnią godzinę dnia rezerwuję na te mniej ważne, dodatkowe zadania, jak przeglądanie kalendarza na następny dzień, nadrabianie zaległości w mailach czy odpowiadanie na wiadomości na Slacku. Znalezienie sposobu na monotasking z moimi poziomami energii pomogło mi trafić w moment, w którym jestem najbardziej produktywny.